Marcações: reservas a partir do chat

Os seus clientes marcam a partir do chat web, por DM no Instagram, Facebook, WhatsApp ou Telegram, ou a falar com o Sparky. Cada marcação vai para um calendário Google que o Ignix cria para cada pessoa ou sala do seu negócio, com lembrete automático. As marcações que aceitar por telefone anota-as nesse mesmo calendário e o Ignix respeita-as: nunca oferece uma hora ocupada.

Como se configura

1. Vá a Marcações.
2. Serviços: o que se pode marcar, quanto dura cada coisa, o preço se quiser que seja dito, e uma margem antes ou depois se precisar (limpar, deslocar-se).
3. Pessoas e salas: quem ou o que se reserva. Cada um tem o seu horário semanal, os seus dias de folga e as suas vagas ao mesmo tempo (1 para uma pessoa; 10 para uma aula com 10 vagas).
4. O que pedir ao marcar: nome, telefone, email e as suas próprias perguntas («É a sua primeira visita?»). Tudo fica na ficha do contacto.
5. Regras: de quantos em quantos minutos se oferecem horários, com que antecedência mínima, até quantos dias, se o cliente pode escolher com quem, quando se envia o lembrete e a moeda em que se mostram os preços (em cada serviço escreve só o número).
6. Ligue o Google Calendar com a conta Google do negócio. O Ignix cria um calendário por pessoa ou sala; partilhe cada um com essa pessoa a partir do Google e ela verá as suas marcações no telemóvel (passo a passo em «Várias pessoas na equipa», mais abaixo).
7. Ative as marcações com o interruptor de cima.

Como marca um cliente

• No seu site: o chat mostra um botão «Marcar» que abre um seletor: serviço, dia, hora, dados, confirmar. Sem IA.
• Por DM: o construtor de fluxos tem um bloco «Marcação» que faz o mesmo com botões: respostas rápidas no Instagram, Facebook e Telegram, uma lista no WhatsApp. Ligue-o à palavra-chave que quiser («MARCAR») ou a um comentário. O modelo «Marcar por DM» da galeria já vem montado: palavra-chave → marcação → obrigado, e uma pessoa se não houver horário.
• Com um link: a página pública de marcações (Marcações > Página de marcações) serve para a bio do Instagram, um QR ou o seu site, e a partir daí define-a como botão «Reservar» da sua ficha do Google Business.
• A falar com o Sparky: com a IA do agente, o Sparky marca a conversar («quero cortar o cabelo quinta à tarde»), tira dúvidas pelo caminho e cancela ou muda a marcação se lhe pedirem.

Onde pôr o link

A página pública (Marcações > Página de marcações) é um link normal: app.ignix.social/book/o-seu-negocio. Onde o pôr para que marquem:

• Google (Maps e pesquisa): se tiver a ficha do Google Business ligada no Ignix, carregue em «Pôr como botão Reservar» no cartão da página e a ficha mostra o botão Reservar com o seu link. Sem a ficha ligada, faça-o à mão: business.google.com > Editar perfil > Reservas > Adicionar link.
• Instagram: Editar perfil > Links > Adicionar link externo, com um título como «Marcar». Também como sticker de link numa história em destaque. O botão «Reservar» dos perfis do Instagram está reservado às apps parceiras da Meta e não aceita um link próprio: por isso no Instagram o que marca mesmo é a DM, com o bloco «Marcação» ou com o Sparky.
• Facebook: na sua página, o botão de ação «Reservar» aceita qualquer link: Editar botão de ação > Reservar > o seu link.
• WhatsApp Business: no perfil da empresa, no campo «Site»; e na mensagem de boas-vindas.
• TikTok e restantes: o link da bio. E um QR no balcão, a apontar para a mesma página.

A sua página como montra

Em Marcações > Página de marcações pode adicionar, tudo opcional, uma foto de capa, duas linhas de apresentação, a morada (com link para o Google Maps), o horário (sai dos horários de quem atende) e uma foto por serviço. E pode mostrar o seu chat web na página: quem entrar pergunta pelo chat e o Sparky responde se o tiver ativado. Assim um negócio sem site tem a sua página, com marcações e atendimento, no Ignix.

O Google Calendar é a fonte de verdade

Tudo o que o Ignix marca aparece no calendário dessa pessoa. E tudo o que você anotar lá — uma marcação por telefone, umas férias, uma reunião — bloqueia o horário. Por isso é importante anotar as marcações manuais no calendário que o Ignix criou («Ignix · Ana»), não noutro.

Se mover ou apagar uma marcação no Google, o Ignix vê-o em minutos e conta-o a quem marcou: um email com a hora nova, ou o aviso de que foi cancelada. Se arrastar a marcação para o calendário de outra pessoa, é reatribuída sozinha.

Uma hora nova não se dá por aceite: o email pede ao cliente que a confirme com um botão e avisa-o de que, sem confirmação, a marcação pode ser anulada. Até o fazer, o evento aparece a vermelho no Google Calendar e como «nova hora por confirmar» em Marcações; quando confirma, passa a verde. Se o lembrete sai e continua por confirmar, a sua equipa recebe um aviso com o telefone: mais vale uma chamada do que um cliente a aparecer à hora antiga.

Várias pessoas na equipa: um calendário para cada uma

O Ignix não se liga à conta Google de cada trabalhador. Liga-se a uma conta, a do negócio, e dentro dela cria um calendário à parte por cada pessoa que registar em Pessoas e salas: «Ignix · Ana», «Ignix · Luis». Pessoas e salas e Organização > Equipa são duas listas diferentes: um trabalhador não precisa de acesso ao Ignix para receber marcações, e convidar alguém para a equipa não o torna reservável. Para que cada um tenha a sua agenda:

1. Ligue a conta Google do negócio, não a de um trabalhador. É nela que vivem os calendários e é a ela que chegam as respostas dos clientes. Se alguém sair, não há nada a mudar de sítio.
2. Registe cada pessoa em Pessoas e salas com o seu horário e os seus dias de folga; o Ignix cria-lhe o calendário na hora. Em cada serviço, «Quem faz» diz quem o presta, e em Regras decide se o cliente escolhe com quem ou lhe calha a primeira pessoa livre.
3. Partilhe cada calendário com o seu trabalhador. No cartão da pessoa, «Partilhar no Google» abre as definições desse calendário (entre no Google com a conta que ligou). Na partilha com pessoas específicas, adicione o endereço Google do trabalhador com permissão para fazer alterações aos eventos. Ele aceita o convite e o calendário aparece-lhe no Google Calendar, também no telemóvel; se não aparecer, nas definições da app escolha o calendário e ative a sincronização.
4. Cada trabalhador anota no seu calendário. Uma marcação por telefone, um dia de folga, um assunto pessoal: tudo vai para «Ignix · Ana», escolhendo esse calendário ao criar o evento. O Ignix só lê os calendários que criou, por isso o que ele tiver no calendário pessoal não bloqueia nada.

Se um trabalhador usa o Calendário da Apple ou o Outlook, nessa mesma página de definições há um endereço secreto em formato iCal a que se pode subscrever: só de leitura, por isso as marcações por telefone continuam a entrar pelo Google. Quando alguém sai, retire-o da partilha do calendário e desmarque «Disponível para marcação» no cartão; o calendário fica no Google com o seu histórico.

O que a equipa vê dentro do Ignix é outra coisa: donos e administradores recebem o aviso de cada marcação nova, em Marcações listam-se as que entraram pelo Ignix, e quem usar o conector MCP pode ver horários livres ou marcar a partir do seu assistente.

Emails e avisos

Quem marca recebe, se deu o email, a confirmação com a marcação anexada para a juntar ao seu calendário, o lembrete às horas que escolher (24 h, 2 h…), e um email se a marcação mudar de hora ou for cancelada, quer a cancele no Ignix quer no Google. Vão com o nome, a cor e o logótipo do seu negócio (os do chat web), e para onde chega a resposta de um cliente decide-o você em Regras: para lado nenhum, para a conta do Google Calendar que ligou ou para outro email. No chat web fica tudo também na conversa. Por DM, o Instagram, o Facebook e o WhatsApp só permitem escrever nas 24 horas seguintes à última mensagem do cliente, por isso aí o email é o seguro. O Telegram não tem essa janela: quem marca por lá recebe também a alteração, o cancelamento e o lembrete no mesmo chat.

A sua equipa (proprietários e administradores) recebe um aviso com os dados do cliente em cada marcação nova, e outro se o cliente cancelar a falar com o Sparky. Cada pessoa recebe-o por email ou por notificação segundo as suas preferências, em Sparky AI > Definições.

O que o cliente conta ao marcar fica na sua ficha de contacto: o email no seu campo, e o telefone e as perguntas próprias como campos personalizados (com o nome da pergunta). E recebe a etiqueta booking, para poder filtrar em Contactos quem já marcou alguma vez. Se marcar a partir da página pública ou o apontar a partir do seu assistente de IA sem que exista contacto, é criado um.

A partir do seu assistente de IA

Se usa o conector MCP, o seu assistente tem cinco ferramentas de marcações: ver como estão configuradas, ver horários livres, marcar (uma marcação que entra por telefone enquanto fala com ele), listar as próximas e cancelar. Mesma agenda, mesmo Google Calendar.

Planos

As marcações por botões (web e DM) estão incluídas a partir do Blaze. O Sparky marcar a conversar faz parte da IA do agente: incluída no Inferno ou com o pack de IA em qualquer plano.