Agenda : tous vos clients dans une seule liste
L'agenda réunit dans une liste, jour par jour, tout ce qui part dans les 14 prochains jours sur tous vos espaces de travail : les posts programmés de chaque client et les tâches et réunions de votre équipe. Il est pensé pour le téléphone : vous l'ouvrez le matin et vous savez ce qui arrive.
Les posts de tous les clients
- Un même post programmé sur plusieurs réseaux n'apparaît qu'une fois, avec l'icône de chaque réseau.
- Chaque client a une étiquette de deux ou trois lettres et une couleur pour le repérer d'un coup d'œil. Modifiez-les dans « Étiquettes et couleurs des clients ». Le filtre en haut n'affiche qu'un client.
- Touchez un post pour l'ouvrir et corriger le texte, pour tous les réseaux ou un par un. Si votre organisation exige une approbation avant publication, la modification passe en révision et ne part qu'une fois approuvée.
Tâches et réunions
Touchez « Tâche ou réunion ».
- Tâche : quelque chose à faire pour une date (« Filmer 3 scènes en lumière naturelle »), avec des notes, le client concerné et la personne à qui elle s'adresse.
- Réunion : date et heure, durée et participants. Avec Google connecté dans Rendez-vous, elle est créée dans Google Calendar et les participants reçoivent l'invitation par email ; cochez « Avec une salle Google Meet » pour ajouter une visio, ou collez votre propre lien.
- Fuseau horaire : l'heure est enregistrée dans votre fuseau ; vous pouvez en choisir un autre si la réunion suit l'heure d'un client.
- Se répète chaque semaine : pour la réunion de contenu hebdomadaire ou le tournage du lundi. La cocher comme faite ne vaut que pour cette semaine.
- Rappel : le jour même deux heures avant, ou un ou plusieurs jours avant. Il arrive par email ou en push aux personnes concernées, selon ce que chacune a activé dans Paramètres > Notifications.
- Cochez « Faite » quand c'est terminé. Les tâches et réunions apparaissent aussi dans le calendrier des Publications, à leur date.
Les propriétaires, administrateurs et éditeurs créent et suppriment les tâches. Toute personne qui voit une tâche peut la marquer comme faite et livrer des fichiers.
La même tâche pour plusieurs personnes
Si vous choisissez plusieurs personnes dans « Pour qui », c'est une seule tâche partagée : toutes voient les mêmes fichiers et la première qui livre la marque comme faite pour toutes.
Pour que chacune fasse la sienne, cochez « Une tâche pour chaque personne » avant d'enregistrer. Une copie est créée pour chacune, dans son client si vous avez choisi « Toute l’organisation » et qu'elle n'en a qu'un. Chaque créatrice ne voit que la sienne, la livre séparément et vous recevez un avis à chaque livraison. Les références jointes à n'importe quelle copie apparaissent dans toutes.
Qui voit chaque tâche
- Les personnes qui ont accès à tous les espaces (l'agence) voient tout.
- Les personnes qui ne voient que certains espaces (une créatrice, un client) voient les tâches de ces espaces. Celles de « Toute l’organisation » et les copies de « Une tâche pour chaque personne » seulement si elles leur sont destinées.
Fichiers : références et prises
Dans une tâche enregistrée, sous Fichiers :
- Références (l'agence) : « Joindre une référence » avec une image, une vidéo ou un audio qui montre le résultat attendu.
- Livraisons (le créateur) : « Envoyer les prises » depuis le téléphone ou l'ordinateur (jusqu'à 5 Go par fichier) ou « Depuis Google Drive » (jusqu'à 2 Go). Touchez ensuite Livrer : la tâche est marquée comme faite et la personne qui l'a créée reçoit un avis.
Chaque fichier va dans la bibliothèque de ce client : vous pouvez l'ajouter directement à un post. Il est conservé aussi longtemps que le reste de la bibliothèque.
Un dossier partagé par client
Dans « Étiquettes et couleurs des clients », collez le lien d'un dossier que vous partagez avec chaque client (Google Drive, Dropbox ou autre). Il apparaît dans toutes les tâches de ce client. Qui peut l'ouvrir se règle dans ce service, pas dans Ignix.
Votre client dans l'agenda
Un client avec un accès client (voir « Gérer les clients de votre agence ») voit l'agenda et la bibliothèque de ses marques uniquement : les tâches que vous lui confiez, ses références, et il peut envoyer et livrer ses prises.
Avec Claude ou ChatGPT
Demandez à votre assistant connecté à Ignix « qu'est-ce que j'ai cette semaine ? » ou « ajoute une réunion avec Marta jeudi à 10 h ». Il peut consulter l'agenda, créer, déplacer et cocher des tâches, voir les fichiers d'une tâche, joindre une référence déjà en ligne et régler l'étiquette, la couleur et le dossier partagé de chaque client.