Agenda: todos tus clientes en una lista
La agenda junta en una lista, día a día, todo lo que sale en los próximos 14 días en todos tus espacios de trabajo: los posts programados de cada cliente y las tareas y reuniones de tu equipo. Está pensada para el móvil: la abres por la mañana y sabes lo que viene.
Los posts de todos los clientes
- El mismo post programado en varias redes sale una sola vez, con el icono de cada red.
- Cada cliente lleva una etiqueta de dos o tres letras y un color para distinguirlo de un vistazo. Se cambian en «Etiquetas y colores de los clientes». Con el filtro de arriba ves solo un cliente.
- Toca un post para abrirlo y corregir el texto, para todas las redes o una a una. Si tu organización exige aprobación antes de publicar, el cambio pasa a revisión y solo sale cuando se aprueba.
Tareas y reuniones
Pulsa «Tarea o reunión».
- Tarea: algo que hacer para una fecha («Grabar 3 escenas con luz natural»), con notas, el cliente al que pertenece y para quién es.
- Reunión: día y hora, cuánto dura y quién asiste. Con Google conectado en Citas, se crea en Google Calendar y a los asistentes les llega la invitación por email; marca «Con sala de Google Meet» para añadir videollamada, o pega tu propio enlace.
- Zona horaria: la hora se guarda en tu zona; puedes elegir otra si la reunión va con la hora de un cliente.
- Se repite cada semana: para la reunión semanal de contenido o la grabación del lunes. Marcarla como hecha solo cuenta para esa semana.
- Aviso: el mismo día dos horas antes, o uno o varios días antes. Llega por email o push a las personas implicadas, según lo que cada una tenga activado en Ajustes > Notificaciones.
- Marca «Hecha» cuando esté terminada. Las tareas y reuniones salen también en el calendario de Publicaciones, en su día.
Crean y borran tareas los dueños, administradores y editores. Cualquiera que vea una tarea puede marcarla como hecha y entregar archivos.
La misma tarea para varias personas
Si eliges a varias personas en «Para quién», es una sola tarea compartida: todas ven los mismos archivos y la primera que entrega la deja hecha para todas.
Para que cada una haga la suya, marca «Una tarea para cada persona» antes de guardar. Se crea una copia para cada una, en su cliente si eliges «Toda la organización» y solo tiene uno. Cada creadora ve solo la suya, entrega por separado y te llega un aviso por cada entrega. Las referencias que adjuntes en cualquiera de las copias salen en todas.
Quién ve cada tarea
- Quien tiene acceso a todos los espacios (la agencia) lo ve todo.
- Quien solo ve algunos espacios (una creadora, un cliente) ve las tareas de sus espacios. Las de «Toda la organización» y las copias de «Una tarea para cada persona» solo si van para ella.
Archivos: referencias y tomas
Dentro de una tarea guardada, en Archivos:
- Referencias (la agencia): «Adjuntar referencia» con una imagen, un vídeo o un audio de cómo tiene que quedar.
- Entregas (el creador): «Subir tomas» desde el móvil o el ordenador (hasta 5 GB por archivo) o «Desde Google Drive» (hasta 2 GB). Después pulsa Entregar: la tarea queda hecha y a quien la puso le llega un aviso.
Cada archivo va a la biblioteca de ese cliente, así que lo metes directamente en un post. Se guarda lo mismo que el resto de la biblioteca.
Una carpeta compartida por cliente
En «Etiquetas y colores de los clientes» puedes pegar el enlace de una carpeta que compartes con cada cliente (Google Drive, Dropbox o cualquier otra). Sale en todas las tareas de ese cliente. Quién puede abrirla se decide en ese servicio, no en Ignix.
Tu cliente en la agenda
Un cliente con acceso de cliente (mira «Gestionar a los clientes de tu agencia») ve la agenda y la biblioteca solo de sus marcas: las tareas que le pones, sus referencias, y puede subir y entregar sus tomas.
Con Claude o ChatGPT
Pregúntale a tu asistente conectado a Ignix «¿qué tengo esta semana?» o «pon una reunión con Marta el jueves a las 10». Puede ver la agenda, crear, mover y marcar tareas, ver los archivos de una tarea, adjuntar una referencia que ya esté en internet y poner la etiqueta, el color y la carpeta compartida de cada cliente.