Citas: reservas desde el chat

Tus clientes piden cita desde el chat web, por DM de Instagram, Facebook, WhatsApp o Telegram, o hablando con Sparky. Cada cita acaba en un calendario de Google que Ignix crea para cada persona o sala de tu negocio, con recordatorio automático. Las citas que cojas por teléfono las apuntas en ese mismo calendario y Ignix las respeta: nunca ofrece una hora ocupada.

Cómo se configura

1. Ve a Citas.
2. Servicios: qué se puede reservar, cuánto dura cada cosa, el precio si quieres que se diga, y un margen antes o después si lo necesitas (limpiar, desplazarte).
3. Personas y salas: quién o qué se reserva. Cada uno tiene su horario semanal, sus días libres y sus plazas a la vez (1 para una persona; 10 para una clase de 10 plazas).
4. Qué pedir al reservar: nombre, teléfono, email, y tus propias preguntas («¿Es tu primera visita?»). Todo queda en la ficha del contacto.
5. Reglas: cada cuántos minutos se ofrecen huecos, con cuánta antelación mínima, hasta cuántos días vista, si el cliente puede elegir con quién, cuándo se manda el recordatorio y la moneda con la que se enseñan los precios (en cada servicio escribes solo el número).
6. Conecta Google Calendar con la cuenta de Google del negocio. Ignix crea un calendario por persona o sala; comparte cada uno con esa persona desde Google y verá sus citas en el móvil (paso a paso en «Varias personas en el equipo», más abajo).
7. Activa las citas con el interruptor de arriba.

Cómo reserva un cliente

• En tu web: el chat muestra un botón «Pedir cita» que abre un selector: servicio, día, hora, datos, confirmar. Sin IA.
• Por DM: en el constructor de flujos hay un bloque «Cita» que hace lo mismo con botones: respuestas rápidas en Instagram, Facebook y Telegram, una lista en WhatsApp. Cuélgalo de la palabra clave que quieras («CITA») o de un comentario. La plantilla «Pedir cita por DM» de la galería ya lo trae montado: palabra clave → cita → gracias, y si no hay hueco, una persona.
• Con un enlace: la página pública de reservas (Citas > Página de reservas) sirve para la bio de Instagram, un QR o tu web, y desde ahí mismo la pones como botón «Reservar» de tu ficha de Google Business.
• Hablando con Sparky: con la IA del agente, Sparky reserva conversando («quiero cortarme el pelo el jueves por la tarde»), resuelve dudas por el camino y cancela o mueve la cita si se lo piden.

Dónde poner el enlace

La página pública (Citas > Página de reservas) es un enlace normal: ignix.social/book/tu-negocio. Dónde ponerlo para que te reserven:

• Google (Maps y el buscador): si tienes tu ficha de Google Business conectada en Ignix, pulsa «Poner como botón Reservar» en la tarjeta de la página y la ficha enseña el botón Reservar con tu enlace. Sin la ficha conectada, hazlo a mano: business.google.com > Editar perfil > Reservas > Añadir enlace.
• Instagram: Editar perfil > Enlaces > Añadir enlace externo, con un título tipo «Reservar cita». También como sticker de enlace en una historia destacada. El botón «Reservar» de los perfiles de Instagram está reservado a las apps socias de Meta y no admite un enlace propio: por eso en Instagram lo que de verdad reserva es el DM, con el bloque «Cita» o con Sparky.
• Facebook: en tu página, el botón de acción «Reservar» sí admite cualquier enlace: Editar botón de acción > Reservar > tu enlace.
• WhatsApp Business: en el perfil de la empresa, en el campo «Sitio web»; y en el mensaje de bienvenida.
• TikTok y demás: el enlace de la bio. Y un QR en el mostrador, apuntando a la misma página.

Tu página como escaparate

En Citas > Página de reservas puedes añadir, todo opcional, una foto de portada, dos líneas de presentación, la dirección (con enlace a Google Maps), el horario (sale de los horarios de quienes atienden) y una foto por servicio. Y puedes mostrar tu chat web en la página: quien entre pregunta por el chat y Sparky contesta si lo tienes activado. Así un negocio sin web tiene su página, con reservas y atención, en Ignix.

Restaurantes y actividades: reservas para varias personas

En cada servicio eliges cómo se reserva:

• Por mesas (restaurante): quien reserva dice cuántos comensales son. Crea un recurso por cada tamaño de mesa (por ejemplo «Mesa de 2», de 1 a 2 personas, y pon cuántas tienes de ese tamaño) y Ignix da la mesa más pequeña donde quepa el grupo.
• Por plazas (actividades, clases, visitas): cada persona ocupa una plaza del recurso, y la hora se cierra cuando no quedan. Si cobras al reservar, el precio es por persona.

Pon el mínimo y el máximo de personas por reserva; la página pregunta cuántos son antes de enseñar las horas, y el asistente de IA también lo pregunta. Cada servicio puede tener su propio intervalo entre horas (por ejemplo turnos cada 90 minutos). Los eventos que añadas a mano en Google ocupan la hora entera de ese recurso.

Cobrar al reservar (sesiones de pago y coaching)

Un servicio se puede pagar por adelantado: coaching, consultas, clases, cualquier sesión que se paga antes de ir. En el servicio, activa «Cobrar al reservar» y pon el importe. Necesita tu cuenta de Stripe conectada (Tienda > Pagos; mira «Cobrar: conectar Stripe»).

• El cliente elige hora en tu página de reservas y pulsa «Pagar y reservar». Paga con tarjeta en tu Stripe y el dinero te llega directo a ti: 0 % de comisión de Ignix, solo la comisión de Stripe.
• Mientras paga, el hueco queda apartado para él durante una media hora, así que nadie más puede cogerlo.
• La cita solo queda hecha cuando el pago se completa. Entonces le llega la confirmación, se crea el evento en el calendario y se avisa a tu equipo. Si no paga, el hueco se libera solo.
• El pago solo se hace en la página de reservas. Si alguien pide un servicio de pago por el chat web, por DM o hablando con Sparky, le llega el enlace a tu página de reservas con ese servicio ya elegido.
• Desde tu asistente de IA (MCP) puedes reservarle a alguien un servicio de pago sin cobrarle, por ejemplo si ya te ha pagado por otra vía.

Se cobra el precio entero por adelantado: no hay señales ni pagos parciales. Para una sesión en grupo, dale a la persona o sala varias plazas a la vez.

Videollamadas: Google Meet o tu propio enlace

Cada servicio tiene un ajuste «Dónde se hace»:

• En persona o sin enlace: en tu local, o por teléfono.
• Videollamada por Google Meet (enlace automático): cada cita lleva su propio enlace de Meet, creado en tu Google Calendar. Necesita Google Calendar conectado, usa la cuenta de Google de tu negocio y no cuesta nada aparte.
• Videollamada con mi enlace (Zoom, Teams…): se manda el mismo enlace tuyo en todas las citas de ese servicio.

El enlace va en el correo de confirmación, en los recordatorios, en el archivo de calendario que acompaña a la confirmación y en la página de confirmación. La llamada en sí se hace en Meet, Zoom o donde apunte tu enlace: Ignix no aloja videollamadas.

Devoluciones de las citas de pago

• Si cancelas tú, al cliente siempre se le devuelve el dinero, automáticamente.
• Si cancela el cliente, depende de lo que pongas en Reglas, en «Devolución si el cliente cancela una cita pagada»: no se devuelve automáticamente, siempre, o solo si cancela con al menos 2, 12, 24, 48 o 72 horas de antelación.

Además, siempre puedes devolverlo a mano desde tu panel de Stripe.

Reseñas

Son opcionales y están apagadas hasta que las actives: en Citas, marca «Pedir reseña al terminar cada cita». Cuando termina una cita, al cliente le llega un correo para valorarla y, si no contesta, un único recordatorio al día siguiente. Solo puede opinar quien tuvo cita de verdad, una reseña por cita.

Las reseñas (estrellas, texto y tu respuesta) y tu media salen en tu página de reservas. Desde Citas puedes responder a cada una, y tu respuesta sale debajo de la reseña, u ocultarla.

Google Calendar es la fuente de verdad

Todo lo que reserve Ignix aparece en el calendario de esa persona. Y todo lo que tú anotes ahí —una cita por teléfono, unas vacaciones, una reunión— bloquea el hueco. Por eso importa apuntar las citas manuales en el calendario que Ignix creó («Ignix · Ana»), no en otro.

Si mueves o borras una cita en Google, Ignix lo ve en unos minutos y se lo cuenta a quien reservó: un correo con la hora nueva, o el aviso de que se ha cancelado. Si arrastras la cita al calendario de otra persona, se reasigna sola.

Una hora nueva no se da por buena: el correo le pide al cliente que la confirme con un botón y le avisa de que, sin confirmación, la cita podría quedar anulada. Hasta que lo haga, el evento sale en rojo en Google Calendar y como «hora nueva sin confirmar» en Citas; cuando confirma, se pone en verde. Si llega el recordatorio y sigue sin confirmar, tu equipo recibe un aviso con su teléfono: mejor una llamada que un cliente presentándose a la hora vieja.

Varias personas en el equipo: un calendario para cada una

Ignix no se conecta a la cuenta de Google de cada trabajador. Se conecta a una cuenta, la del negocio, y dentro de ella crea un calendario aparte por cada persona que des de alta en Personas y salas: «Ignix · Ana», «Ignix · Luis». Personas y salas y Organización > Equipo son dos listas distintas: un trabajador no necesita acceso a Ignix para recibir citas, e invitar a alguien al equipo no lo hace reservable. Para que cada uno tenga su agenda:

1. Conecta la cuenta de Google del negocio, no la de un trabajador. En ella viven los calendarios y a ella llegan las respuestas de los clientes. Si alguien se va, no hay que mover nada.
2. Da de alta a cada persona en Personas y salas con su horario y sus días libres; Ignix le crea el calendario en el acto. En cada servicio, «Quién lo hace» dice quién lo atiende, y en Reglas decides si el cliente elige con quién o le toca la primera persona libre.
3. Comparte cada calendario con su trabajador. En la tarjeta de la persona, «Compartirlo en Google» abre los ajustes de ese calendario (entra en Google con la cuenta que conectaste). En compartir con personas concretas, añade la dirección de Google del trabajador con permiso para hacer cambios en los eventos. Acepta la invitación y el calendario le aparece en su Google Calendar, también en el móvil; si no sale, en los ajustes de la app elige el calendario y activa la sincronización.
4. Cada trabajador apunta en su calendario. Una cita por teléfono, un día libre, un asunto personal: todo va a «Ignix · Ana», eligiendo ese calendario al crear el evento. Ignix solo lee los calendarios que creó, así que lo que tenga en su calendario personal no bloquea nada.

Si un trabajador usa el calendario de Apple u Outlook, en esa misma página de ajustes hay una dirección secreta en formato iCal a la que suscribirse: solo lectura, así que sus citas por teléfono siguen entrando por Google. Cuando alguien se va, quítalo de los permisos del calendario y desmarca «Disponible para reservar» en su tarjeta; el calendario se queda en Google con su historial.

Lo que el equipo ve dentro de Ignix es otra cosa: dueños y administradores reciben el aviso de cada reserva nueva, en Citas se listan las que entraron por Ignix, y quien use el conector MCP puede mirar huecos o reservar desde su asistente.

Correos y avisos

Quien reserva recibe, si dio su email, la confirmación con la cita adjunta para añadirla a su calendario, el recordatorio a las horas que elijas (24 h, 2 h…), y un correo si la cita cambia de hora o se cancela, la canceles tú desde Ignix o en Google. Van con el nombre, el color y el logo de tu negocio (los del chat web), y a dónde llega la respuesta de un cliente lo eliges tú en Reglas: a ningún sitio, a la cuenta de Google Calendar que conectaste o a otro correo. En el chat web todo queda también en la conversación. Por DM, Instagram, Facebook y WhatsApp solo permiten escribir dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente, así que ahí el email es lo seguro. Telegram no tiene esa ventana: quien reserva por ahí recibe también el cambio, la cancelación y el recordatorio en el mismo chat.

Tu equipo (dueños y administradores) recibe un aviso con los datos del cliente en cada reserva nueva, y otro si el cliente cancela hablando con Sparky. Cada persona lo recibe por email o por notificación según sus preferencias, en Sparky AI > Respuestas y avisos.

Lo que el cliente cuenta al reservar queda en su ficha de contacto: el email en su campo, y el teléfono y las preguntas propias como campos personalizados (con el nombre de la pregunta). Y se le pone la etiqueta booking, para que puedas filtrar en Contactos a quien ha reservado alguna vez. Si reserva desde la página pública o lo apuntas desde tu asistente de IA sin que exista contacto, se crea uno.

Desde tu asistente de IA

Si usas el conector MCP, tu asistente trabaja con la misma agenda: puede ver cómo están configuradas las citas, mirar huecos, reservar la que te entra por teléfono (también un servicio de pago, sin cobrarle al cliente), listar las próximas y cancelar. Mismo Google Calendar, mismos correos. La lista completa y al día de lo que puede hacer está en «MCP server reference». También puede montarlas por ti: crear y cambiar servicios, personas o salas y sus horarios, las reglas y la página de reservas, si quien lo conectó es propietario o admin. Conectar Google Calendar lo haces tú en la app.

Planes

Las citas por botones (web y DM), las citas de pago, los enlaces de Google Meet, las reseñas y que Sparky reserve conversando van incluidos en todos los planes de pago.